Devamsızlık Takip Excel Şablonu - Ücretsiz

1. 1. Personel sayfasını açın ve Sicil No, Ad Soyad, Departman, Şehir, Pozisyon, Günlük Brüt Ücret, Yıllık İzin Hakkı ve Kullanılan İzin Günü alanlarını doldurun.
2. 2. Devamsızlık Kayıtları sayfasında sarı giriş hücrelerine çalışanın Sicil No bilgisini yazın. Dosyada örnek olarak 1001–1006 arası sicil numaraları kullanılmıştır.
3. 3. Devamsızlık Tarihi alanına GG.AA.YYYY biçiminde tarih girin; örneğin 05.01.2026. Devamsızlık Günü alanına tam gün için 1, yarım gün için 0,5 yazın.
4. 4. Devamsızlık Türü ve Onay Durumu alanlarında açılır listeden seçim yapın. Tür seçenekleri Raporlu, Ücretsiz İzin, Mazeret İzni ve İzinsiz; onay seçenekleri Onaylandı, Bekliyor ve Reddedildi şeklindedir.
5. 5. Açıklama alanına rapor, izin dilekçesi veya mazeret bilgisini yazın. Ad Soyad, Departman ve Şehir alanlarını elle değiştirmeyin; bunlar Personel sayfasından otomatik gelir.
6. 6. Personel Özeti sayfasında çalışan bazlı toplamları, bekleyen kayıtları, kesintileri ve risk durumunu kontrol edin. Örneğin izinsiz gün sayısı 2 veya daha fazlaysa risk durumu Yüksek görünür.
7. 7. Ay sonu bordro kontrolünden önce İK İncelemesi ve Onay Bekliyor uyarılarını filtreleyin. Formüllü beyaz veya açık gri hücreleri silmeyin.

Türkiye’de 4 çalışanı olan bir mobilyacıda devamsızlık takibi çoğu zaman muhasebe veya ofis sorumlusunun görevidir. Üretimde bir kişinin gelmemesi vardiya planını bozarken, satış personelinin mazeret izni müşteri ziyaretlerinin yeniden düzenlenmesini gerektirir. Bu nedenle kayıt, çalışan işe gelmediği gün veya belge ulaştığı anda yapılmalıdır.

Ay sonu bordrodan önce kayıtları kapatın

Şahıs şirketi sahibi, KOBİ’nin ön muhasebecisi veya imalathanenin ofis sorumlusu kayıtları maaş hesaplamasından önce kontrol eder. Örneğin 6 personelin her biri için ay içinde 0,5 gün olmak üzere toplam 3 gün kayıt girilirse, özet sayfası bu günleri tam gün gibi yuvarlamadan 3,0 gün olarak toplar.

Devamsızlık Kayıtları sayfasında görsel 1, ana giriş düzenini gösterir. Sarı alanlara Sicil No, tarih, tür, gün, açıklama ve onay bilgisi girilir; Ad Soyad, Departman ve Şehir alanları Personel sayfasından gelir. Bu kurgu, aynı çalışanın adı farklı yazıldığı için oluşan mükerrer raporlama riskini azaltır.

Personel özeti yöneticiye ne gösterir

İK sorumlusu görsel 3’te kişi bazında toplam devamsızlık gününü, raporlu ve izinsiz günleri, bekleyen kayıt sayısını, ücret kesintisini ve risk durumunu görür. Departman toplamları ile tür toplamları da ayrı alanlarda hesaplanır; böylece örneğin Üretim departmanında 8 gün, Satış departmanında 2 gün devamsızlık varsa yoğunluk kolayca karşılaştırılır.

Serbest meslek sahibi için bu dosya genellikle tek veya birkaç çalışanla sınırlı kalır. 100’den fazla personel, vardiya ve saat bazlı puantaj ihtiyacı oluştuğunda ise bu gün bazlı çalışma tablosu yerine personel yönetimi veya ön muhasebe yazılımı daha doğru tercihtir.

4857 sayılı İş Kanunu, iş ilişkisinde çalışma ve izin kayıtlarının düzenli tutulmasını gerektiren temel mevzuattır. Bu Excel dosyası kanuni bordro veya puantaj yerine geçmez; işverenin rapor, izin talebi ve onay belgelerini kayıtla eşleştirmesine yardımcı olur. Talimatlar sayfasında da şablonun İş Kanunu ve işletmenin iç izin prosedürüyle birlikte kullanılması belirtilir.

İzin süresini çalışan kıdemiyle karıştırmayın

Yıllık ücretli izin bakımından 1–5 yıl arası hizmette en az 14 gün, 5–15 yıl arası 20 gün, 15 yıl ve üzeri 26 gün esas alınır. Personel sayfasındaki Yıllık İzin Hakkı ve Kullanılan İzin Günü sütunları bu bilgiyi takip etmek içindir; ancak devamsızlık türü seçmek, tek başına yıllık izin onayı anlamına gelmez.

Şablondaki ücret kesintisi formülü yalnızca Devamsızlık Türü İzinsiz veya Ücretsiz İzin olduğunda çalışır. Örneğin günlük brüt ücreti 850,00 ₺ olan bir çalışanda 1,5 gün bu türden kayıt varsa hesap 1,5 × 850,00 ₺ = 1.275,00 ₺ olur. Raporlu ve mazeret izni kayıtlarında bu sütun otomatik olarak 0,00 ₺ kalır.

Belge ve onay akışını ayrı kontrol edin

Raporlu kayıtların sağlık raporu veya ilgili belgeyle desteklenmesi gerekir. Onay Durumu Bekliyor seçilirse Uyarı Durumu Onay Bekliyor olur; tür İzinsiz ise sonuç, onaydan bağımsız şekilde İK İncelemesi olarak görünür. Bu ayrım, yöneticinin henüz karar vermediği izin ile belge veya disiplin incelemesi gerektiren izinsiz durumu birbirine karıştırmamanızı sağlar.

SGK bildirimi, ücret bordrosu, eksik gün nedeni ve kesinti uygulaması bu dosyanın otomatik olarak yaptığı işlemler değildir. Dosyadaki tutarı bordro hesabına aktarırken rapor günleri, ücretsiz izin belgeleri ve ilgili bildirim kayıtlarıyla karşılaştırın.

Bu alanda en pahalı hata, kayıt türünün yanlış seçilmesidir. Günlük brüt ücreti 1.100,00 ₺ olan bir çalışan için 2 gün Ücretsiz İzin yerine Raporlu seçilirse şablon 2.200,00 ₺ kesinti hesaplamaz; tersine, Raporlu yerine Ücretsiz İzin seçilirse bordro kontrolünde açıklanması gereken 2.200,00 ₺ tutar oluşur.

Sicil numarası ve gün sayısı hataları

Sicil No Personel sayfasında yoksa DÜŞEYARA ile getirilen Ad Soyad, Departman ve Şehir alanları boş kalır. Bu durumda kaydı silip yeniden yazmak yerine önce Personel sayfasındaki sicil numarasını kontrol edin. 0,5 yerine 5 yazmak da yarım günlük mazereti 5 güne çıkarır; H sütunundaki doğrulama 0,5–10 aralığını kabul ettiği için bu tür yazım hatası geçerli bir sayı olarak kaydedilebilir.

Bir çalışan için aynı tarih iki kez girildiğinde toplam devamsızlık günü ve ücret kesintisi de iki kez artar. Örneğin 1 günlük izinsiz kayıt 900,00 ₺ kesinti doğururken mükerrer giriş toplamı 1.800,00 ₺ gösterir. Dosyada benzersiz kayıt kontrolü bulunmadığından, ay sonu filtrelemesinde Sicil No ve tarih birlikte incelenmelidir.

Bekleyen kayıt bordroya yanlış taşınabilir

Onay Durumu Bekliyor olan bir kayıt, yönetici kararı verilmeden bordroya aktarılırsa 850,00 ₺ günlük ücret üzerinden yapılan kesinti sonradan düzeltilmek zorunda kalabilir. Özellikle 4 çalışanlı küçük bir işletmede her personelin tek bir kaydı bile toplam bordro farkını görünür biçimde değiştirir.

Raporlu günlerde belgenin bulunamaması da ayrı bir sorundur. Açıklama alanına Sağlık raporu iletildi yazmak belgenin kendisi değildir; dosya veya fiziksel belgeyle eşleştirme yapın. Uyarı Durumu İK İncelemesi görünen satırlar, hesaplama tamamlanmış olsa bile insan kaynakları kontrolü bitmeden kapatılmamalıdır.

Şablonun kullanılmaya devam etmesi için veri girişini ay sonu telaşına bırakmayın. En pratik yöntem, ofis sorumlusunun her iş günü sonunda 5 dakika ayırması ve o günün rapor, mazeret ve izinsiz durumlarını Devamsızlık Kayıtları sayfasına işlemesidir. 22 iş gününde bu rutin yaklaşık 110 dakika sürer; ay sonunda 2 saatlik dağınık belge aramasından daha kısa olur.

Sabit haftalık kontrol oluşturun

• Her cuma, Bekliyor kayıtlarını filtreleyip yöneticiye gönderin.
• Pazartesi, önceki haftanın rapor ve izin belgelerini açıklama alanıyla karşılaştırın.
• Maaş gününden önce Personel Özeti sayfasındaki Ücret Kesintisi toplamını bordro çalışma dosyasıyla eşleştirin.

Bir sonraki ay için aynı dosyanın kopyasını almak yerine mevcut kayıtları arşiv dosyasına taşıyıp giriş satırlarını temizlemek daha güvenlidir; formüller ve açılır listeler korunur. Personel sayfasındaki günlük brüt ücret güncellenirse geçmiş kesintilerin de değişebileceğini unutmayın. Geçmiş ay tutarlarını sabitlemeniz gerekiyorsa, o ayın özet değerlerini ayrı bir bordro kaydına aktarın.

Renkleri ve formülleri koruyun

Talimatlar sayfasında sarı hücrelerin kullanıcı girişi, beyaz veya açık gri hücrelerin formül olduğu açıklanır. Yeşil normal veya düşük riski, sarı-turuncu bekleyen veya orta riski, kırmızı ise İK incelemesi veya yüksek riski ifade eder. Formüllü hücreleri kopyalarken yalnızca giriş satırlarını çoğaltın; C, D, E, K ve L sütunlarındaki hesapları üzerine yazmayın.

Beş veya altı çalışanla sınırlı, gün bazlı kayıtlar için bu dosya yeterli bir rutin sağlar. 10.000 satıra yaklaşan kayıt, saatlik vardiya, fazla mesai, vardiya devri veya otomatik bordro aktarımı ihtiyacı doğduğunda ön muhasebe ya da personel yönetim yazılımına geçmek daha güvenlidir; bu çalışma kitabında e-Fatura, SGK bildirimi veya otomatik bordro entegrasyonu yoktur.