Aday Değerlendirme Excel Şablonu - Ücretsiz

1. 1. Ayarlar ve Talimatlar sayfasını açın; puanlama sistemini ve kriter ağırlıklarını kontrol edin. Ağırlıkların toplamı B17 hücresinde hesaplanır ve B18 hücresinde kontrol edilir.
2. 2. Aday Değerlendirme sayfasında sarı hücrelere aday ID'si, ad soyadı, pozisyonu, şehri, başvuru tarihi, eğitim seviyesi, deneyimi ve ücret beklentisini girin.
3. 3. Teknik yetkinlik, iletişim yetkinliği, pozisyona uyum, kültürel uyum ve mülakat alanlarına 1 ile 5 arasında puan yazın.
4. 4. Referans durumu alanından Olumlu, Olumsuz, Bekleniyor veya Kontrol Edilmedi seçeneklerinden birini seçin.
5. 5. İK Notu sütununa teknik test, görüşme veya referans görüşmesi gibi kısa ve ölçülebilir notlar ekleyin.
6. 6. O sütunundaki ağırlıklı puanı ve P sütunundaki değerlendirme sonucunu değiştirmeyin; bu alanlar formüllerle hesaplanır.
7. 7. Özet Paneli sayfasında toplam aday, karar dağılımı, pozisyon ortalamaları, şehir sayıları ve grafikleri kontrol edin.

Bu dosya, işe alım sürecini e-posta ekleri ve farklı görüşme notları arasında yürütmek istemeyen küçük işletmeler için hazırlanmıştır. Bir KOBİ'nin İK sorumlusu, yöneticisi veya personel işlemlerini de takip eden ofis çalışanı, adayları Aday Değerlendirme sayfasında aynı sütunlarla karşılaştırabilir.

Ay sonu işe alımlarında tek kayıt düzeni

Örneğin 4 çalışanı olan bir mobilya atölyesi yeni bir satış personeli aradığında, 12 adayı ayrı ayrı not etmek yerine her aday için bir satır açabilir. 5 kriterin her birine 1-5 puan verildiğinde, yönetici yalnızca sözlü izlenime değil, teknik ve iletişim puanlarının birlikte oluşturduğu sonuca bakar.

Şahıs işletmesi sahibi veya serbest meslek sahibi de asistan, muhasebe destek personeli ya da proje çalışanı seçerken bu yapıyı kullanabilir. C2:C101 alanındaki pozisyon listesi Yazılım Uzmanı, Satış Uzmanı, Muhasebe Uzmanı, İnsan Kaynakları Uzmanı ve Proje Yöneticisi seçeneklerini içerir.

Şehir ve pozisyon karşılaştırması

2026 yılındaki bir işe alım döneminde İstanbul ve Ankara başvurularını aynı dosyada tutmak isteyen işletme, şehir listesinden seçim yapar. Özet Paneli 5 pozisyon ve 8 şehir için aday sayılarını formülle izler; örneğin 20 adayın 8'i Yazılım Uzmanı ise panel bunu ayrıca gösterir.

İlk görsel olan Aday Değerlendirme sayfasında Aday ID'den İK Notu'na kadar 17 sütun bulunur. Sarı giriş hücreleri ile formüllü O ve P sütunlarının ayrılması, kimin veri girdiğini ve hangi sonucun otomatik geldiğini netleştirir.

Şablonun ağırlıklı puan hesabı, Ayarlar ve Talimatlar sayfasındaki beş kriteri kullanır. Varsayılan ağırlıklar Teknik Yetkinlik için %30, İletişim Yetkinliği için %20, Pozisyona Uyum için %20, Kültürel Uyum için %15 ve Mülakat Puanı için %15'tir; toplam B17 hücresinde %100 olmalıdır.

Beş puanın tek sonuca dönüşmesi

Örneğin bir adayın puanları sırasıyla 5, 4, 5, 4 ve 5 ise hesap şöyledir: 5/5 × %30 + 4/5 × %20 + 5/5 × %20 + 4/5 × %15 + 5/5 × %15 = %90. Bu aday P sütununda İşe Alım İçin Önerilir olarak görünür.

Ağırlıkların tamamını rastgele değiştirmek yerine pozisyonun iş sonucunu belirleyen kriteri artırmanız daha doğru olur. Satış personelinde iletişim puanını %30'a çıkarmak istiyorsanız başka bir kriteri azaltıp toplamı yine %100 tutun; B18 hücresi ağırlık hatasını bildirir.

Karar eşikleri nasıl okunur

O sütunundaki sonuç yüzde biçimindedir. %80 ve üzeri İşe Alım İçin Önerilir, %65 ile %80 arasındaki değerler İkinci Görüşme, %65 altındaki değerler Uygun Değil sonucunu üretir.

Bu eşikler bir seçim kararını otomatikleştirir, ancak referans durumu ve İK Notu ayrıca incelenmelidir. Örneğin %82 puan alan adayın referansı Bekleniyor ise dosyada karar sonucu görünür, fakat referans kontrolü tamamlanmadan işe alım adımı atılmamalıdır.

Dosya İngilizce Excel fonksiyonlarıyla üretilmiş olsa da Excel, bilgisayarınızın diline göre bunları Türkçe gösterebilir. Kullanıcı tarafında DÜŞEYARA ve EĞER görmeniz dosyanın bozuk olduğu anlamına gelmez.

Aday değerlendirmesinde en pahalı hata, bütün adaylara aynı puanı vermek değil; puanın hangi kritere ait olduğunu karıştırmaktır. Örneğin teknik puanı Mülakat Puanı sütununa yazarsanız, O sütunu formül çalıştırır ancak karar yanlış veriye dayanır.

Ölçek dışı girişler sonucu bozar

I:M alanları 1-5 tam sayı doğrulamasıyla sınırlandırılmıştır. 10 yazmaya çalışmak engellenir; fakat 4 puanının görüşmeciye göre güçlü, diğerine göre orta anlamına gelmesi hâlâ insan kaynaklı bir tutarsızlıktır. Bu nedenle 1 Çok yetersiz, 3 Beklentiyi karşılıyor ve 5 Çok güçlü açıklamalarını kullanın.

Bir aday 5 yerine 3 teknik puan aldığında, %30 teknik ağırlık nedeniyle toplam puanda 12 puana kadar fark oluşabilir. Örneğin diğer kriterleri tam olan adayın puanı yaklaşık %88 yerine %76'ya düşebilir ve otomatik sonuç İşe Alım İçin Önerilir'den İkinci Görüşme'ye iner.

Boş ve mükerrer kayıtların etkisi

Aynı aday iki satıra yazılırsa Özet Paneli toplam adayı iki kişi sayar. 30 adaylık bir listede bir mükerrer kayıt, yöneticinin aday sayısını %3,3 fazla görmesine ve pozisyon bazlı karşılaştırmanın bozulmasına yol açar.

Başvuru tarihi, ücret beklentisi veya referans durumu boş bırakıldığında karar formülü her zaman beklediğiniz anlamı taşımayabilir. Özellikle 85.000 ₺ ücret beklentisini 85000 olarak girmek kabul edilir; hücre biçimi bunu 85.000,00 ₺ olarak gösterir, fakat metin biçiminde giriş yaparsanız ortalama hesaplamasına dahil olmayabilir.

İkinci görsel Özet Paneli'ni gösterir. Buradaki 3 grafik yalnızca formüllerin ürettiği sayılara dayanır; yanlış giriş doğrudan grafiklerde görünür.

Dosyanın işe yaraması için her başvuru geldiğinde aynı gün yeni satıra kayıt açın. Cuma günü 20 dakikalık sabit bir kontrol belirleyip boş puanları, Bekleniyor referansları ve İK Notu eklenmemiş adayları gözden geçirin.

İşe alım haftasında uygulanacak üç kısa kontrol

• Pazartesi: yeni adayları Aday ID ve başvuru tarihiyle ekleyin; aynı kişiyi ikinci kez yazmamak için aday adı ve pozisyonunu kontrol edin.
• Çarşamba: görüşme sonrası I:M puanlarını girin; puanları 1-5 aralığında ve aynı ölçeğe göre verin.
• Cuma: Özet Paneli'ndeki toplamları, pozisyon grafiklerini ve referans durumlarını kontrol edin.

Ayarlar ve Talimatlar sayfasının üçüncü görseldeki kullanım rehberini, dosyayı kullanacak yöneticinin görebileceği şekilde bırakın. Ağırlıkları sık sık değiştirmek yerine dönem başında belirleyin; aksi hâlde ocak ayında %80 alan aday ile şubat ayında aynı puanı alan aday farklı mantıkla karşılaştırılabilir.

100 hazırlanmış satır dolduğunda eski adayları silmek yerine dosyanın bir kopyasını dönem adıyla arşivleyin. Aynı anda yüzlerce aday, çok kullanıcılı erişim, özgeçmiş dosyası bağlantıları ve ayrıntılı yetki takibi gerekiyorsa Excel yerine ön muhasebe değil, işe alım modülü bulunan bir İK programına geçmek daha doğru tercihtir.