Borç Alacak Excel Şablonu - Ücretsiz

1. 1. Borç Alacak Takibi sayfasını açın ve sarı giriş alanlarında yeni kayıt için Kayıt No, Kayıt Türü, Cari Adı ve iletişim bilgilerini doldurun.
2. 2. Belge/Fatura No, İşlem Tarihi, Vade Tarihi ve Açıklama alanlarına belgedeki bilgileri GG.AA.YYYY biçiminde girin.
3. 3. KDV hariç Ana Tutarı yazın ve KDV Oranı listesinden %1, %10 veya %20 seçin. KDV Tutarı ve Genel Toplam sütunlarını değiştirmeyin.
4. 4. Borç için yapılan ödemeyi, alacak için tahsil edilen tutarı Ödenen/Tahsil Edilen sütununa girin. Parçalı tahsilatlarda her işlem sonrasında bu tutarı güncelleyin.
5. 5. Kalan Tutar, Vade Durumu, Gecikme Günü ve Ödeme Durumu sütunlarını formüllerle izleyin; bu alanlara manuel veri yazmayın.
6. 6. Özet ve Dashboard sayfasında KPI değerlerini, cari sorgusunu, borç-alacak karşılaştırmasını, ödeme dağılımını ve aylık kalan tutar grafiğini kontrol edin.
7. 7. Yeni kayıtları 5-104 arasındaki hazırlanmış satırlara ekleyin. Formül sütunlarını ve Kullanım Talimatı sayfasındaki açıklamaları koruyun.

Bu dosya, müşterilerinden vadeli tahsilat yapan şahıs şirketi sahipleri, tedarikçi ödemelerini izleyen KOBİ ön muhasebecileri, serbest meslek sahipleri ve esnaf için hazırlanmıştır. Özellikle ay sonu cari kontrolünde, yeni fatura kesildiğinde veya ödeme günü yaklaştığında tek tek mesaj ve banka kayıtları arasında arama ihtiyacını azaltır.

Vadeli satış yapan işletmede kullanım

Örneğin 4 çalışanı olan bir mobilyacı, ay içinde 18 satış ve 12 tedarikçi faturası düzenliyorsa her işlemi ayrı satıra girebilir. 25.000 ₺ ana tutarlı, %20 KDV içeren bir satışın Genel Toplamı 30.000 ₺ olur; müşteri 10.000 ₺ ödediğinde Kalan Tutar otomatik olarak 20.000 ₺ görünür.

Şahıs şirketi ve serbest meslek sahibinde kullanım

Danışmanlık, yazılım veya bakım hizmeti veren kişi, belge numarasını, cari adını ve vade tarihini kaydederek tahsilat listesini tutabilir. Görsel 1'deki Borç Alacak Takibi sayfası; Cari Adı, Vergi No, Belge/Fatura No, işlem ve vade tarihleri, ana tutar, KDV ve ödeme alanlarını aynı satırda toplar.

Dosyada 5-104 arasındaki satırlar operasyonel giriş için hazırlanmıştır. Borç ve alacak türünü doğru seçmek önemlidir; çünkü Özet ve Dashboard sayfasındaki toplamlar bu seçime göre ayrılır. Görsel 2'deki dashboard, borç ve alacak toplamlarını ayrı KPI alanlarında gösterir.

Fatura kaydında satıcı ve alıcı unvanı, adres, vergi numarası veya TCKN, sıra numarası, tarih, KDV oranı ve KDV tutarı ayrı gösterilmelidir. Şablondaki Vergi No, Belge/Fatura No, İşlem Tarihi, Ana Tutar ve KDV Oranı sütunları bu bilgileri ön muhasebe takibine aktarır; ancak dosya resmi e-Fatura, e-Arşiv veya beyanname düzenlemez.

KDV oranını doğru seçmek

2026 uygulamasında genel KDV oranı %20, indirimli oranlar %10 ve %1'dir. 125.000,00 ₺ ana tutara %20 seçildiğinde KDV 25.000,00 ₺, Genel Toplam 150.000,00 ₺ olur. Dosyanın KDV listesi yalnızca bu üç oranı kabul eder.

Vade ve belge arşivi ilişkisi

Aylık KDV beyannamesi için hesaplanan ve indirilecek KDV kayıtları ayrıca muhasebe kayıtlarından kontrol edilmelidir. Bu Excel dosyası tahsilat ve ödeme vadesini izler; GİB beyanı yerine geçmez. Vergi mevzuatında belgelerin saklama süresi genel olarak 5 yıldır; dosyadaki satır, belge görüntüsünün veya resmi muhasebe kaydının yerine konulmamalıdır.

Örneğin 8.500,00 ₺ ana tutarlı ve %1 KDV oranlı bir borcun KDV'si 85,00 ₺, Genel Toplamı 8.585,00 ₺ olur. Ödenen/Tahsil Edilen alanına 8.585,00 ₺ yazıldığında Kalan Tutar sıfırlanır ve kayıt durumu Kapandı olarak hesaplanır. Pratik tercih olarak oranı belgeye bakmadan yazmak yerine önce faturadaki KDV satırını kontrol etmek daha güvenlidir.

En pahalı hata, tahsilat yapılmış olmasına rağmen Ödenen/Tahsil Edilen alanının güncellenmemesidir. 150.000,00 ₺ toplamlı bir alacaktan 50.000,00 ₺ tahsil edildiği halde hücre sıfır kalırsa dashboard 150.000,00 ₺ açık bakiye gösterir; gerçek açık 100.000,00 ₺'dir. Bu fark, yanlış nakit akışı kararı ve gereksiz müşteri araması doğurur.

Vade tarihinin yanlış girilmesi

İşlem Tarihi ile Vade Tarihi karıştırıldığında Q sütunundaki Vade Durumu hatalı sonuç verir. Kalan tutarı bulunan ve vade tarihi bugünden önce olan kayıt Vadesi Geçti, tarihi ileri olan kayıt Vadesi Gelmedi olarak hesaplanır; tarih hücresine metin yazılması bu mantığı bozabilir.

Borç ve alacağın ters seçilmesi

Bir tedarikçi faturası Alacak seçilirse toplam borç azalır, toplam alacak artar. Örneğin 30.000,00 ₺'lik satın alma yanlışlıkla Alacak seçilirse dashboarddaki iki ana gösterge arasında 60.000,00 ₺'lik yön farkı oluşabilir: borç 30.000,00 ₺ eksik, alacak 30.000,00 ₺ fazla görünür.

KDV oranının yanlış seçilmesi de aynı şekilde Genel Toplamı etkiler. 100.000,00 ₺ ana tutarda %20 yerine %10 seçilirse KDV 20.000,00 ₺ yerine 10.000,00 ₺ hesaplanır. Formül sütunlarını elle değiştirmek yerine giriş hücrelerini düzeltmek gerekir; çünkü M, N, P, Q, R ve S sütunları 100 satır boyunca formüllüdür.

Tablonun işe yaraması için veri girişini ödeme gününe bırakmayın. En uygulanabilir düzen, fatura kesildiği veya alındığı anda bir satır açmak, banka hareketi görüldüğünde Ödenen/Tahsil Edilen tutarı güncellemek ve ay sonunda dashboardu kontrol etmektir.

Haftalık kontrol için sabit üç adım

• Pazartesi: yeni belge ve cari bilgilerini girin; Kayıt Türü ile KDV Oranını kontrol edin.
• Çarşamba: vadesi yaklaşan veya geçen kayıtları Vade Durumu ve Gecikme Günü sütunlarından inceleyin.
• Cuma: banka tahsilatlarını ve ödemelerini O sütununa işleyin; Özet ve Dashboard değerlerini önceki haftayla karşılaştırın.

Giriş hatasını azaltan seçimler

Kayıt Türü ve KDV Oranı listelerini kullanın; serbest metin yazmak yerine hazır seçenekleri seçmek, Borç-Alacak ayrımının bozulmasını önler. Tarihleri GG.AA.YYYY biçiminde girin ve formül alanlarına dokunmayın. Görsel 3'teki Kullanım Talimatı sayfası, 8 adımlı giriş sırasını ve Kalan Tutar ile Vade Durumu açıklamalarını listeler.

Her ay ayrı dosya açmak yerine bu çalışma kitabında kayıtları dönem boyunca sürdürmek daha pratiktir; dashboardun Ocak-Aralık 2026 satırları aylık kalan tutarı karşılaştırır. Ancak 100 hazırlanmış satır yetersiz kalırsa veya birden fazla kişi aynı anda cari, stok ve banka mutabakatı yürütüyorsa Excel'den ön muhasebe ya da ERP programına geçmek daha doğru olur.