Kira Takip Excel Şablonu - Ücretsiz

1. Kira Takibi sayfasında yeni bir satır seçin ve A-G sütunlarına kayıt numarası, kiracı, telefon, taşınmaz türü, il, ilçe ve adres bilgilerini girin.
2. H-I sütunlarına sözleşme başlangıç ve bitiş tarihlerini GG.AA.YYYY biçiminde yazın. Her kira dönemi için ayrı satır kullanın.
3. J sütununa KDV hariç aylık kira tutarını, K sütununa listeden uygun KDV oranını seçin. L ve M sütunlarındaki KDV Tutarı ile Brüt Kira kendiliğinden oluşur.
4. N sütununa ödeme son gününü, O sütununa fiilî ödeme tarihini, P sütununa tahsil edilen tutarı girin. Q-U sütunlarındaki sonuçları değiştirmeyin.
5. V sütununa Ocak 2026 kirası tahsil edildi veya eksik ödeme gibi açıklamalar ekleyin.
6. Özet Paneli sayfasına geçerek toplam kira, tahsilat, açık bakiye, geciken kayıtlar ve il bazlı sonuçları kontrol edin.
7. Taşınmaz türü veya KDV listesinde değişiklik gerekiyorsa Talimatlar ve Listeler sayfasındaki kaynak listeleri kullanın; formül sütunlarına veri yazmayın.

Bu dosya, birden fazla konut veya iş yerinden kira alan mülk sahipleri, apartman ve küçük portföy yöneticileri, emlak ofisleri ve kiraya verdiği taşınmazları kendi izleyen şahıslar için hazırlanmıştır. Tek kiracılı bir ev sahibi de kullanabilir; ancak asıl fayda, farklı il ve ilçelerdeki kayıtlar aynı ayda takip edilmeye başladığında ortaya çıkar.

Örneğin İstanbul, Ankara ve İzmir’de üç taşınmazınız varsa Kira Takibi sayfasında her kira dönemi için ayrı satır açabilirsiniz. Görsel 1’deki örneklerde Mehmet Yılmaz’ın 28.000 ₺ aylık kirasına %10 KDV eklenerek 30.800 ₺ brüt kira, Ayşe Demir’in 22.500 ₺ kirasına %10 KDV eklenerek 24.750 ₺ brüt kira hesaplanır. Mustafa Kaya’nın 35.000 ₺ iş yeri kirasında %20 KDV ile brüt tutar 42.000 ₺ olur.

Farklı taşınmazları tek listede ayırmak

Daire, iş yeri, depo ve ofis türleri açılır listeden seçilir. İl ve ilçe alanlarını ayrı sütunlarda tutmanız, Özet Paneli’nde İstanbul ile Ankara gibi portföyleri karşılaştırmanızı sağlar. Adres ise tek hücrede ayrıntılı olarak saklanır.

Aylık tahsilatı kayıt düzenine bağlamak

Her satır bir kira dönemi olarak kullanıldığı için aynı taşınmazın sonraki ay ödemesi yeni satıra yazılmalıdır. Kayıt numarasını KRT-2026-001 gibi benzersiz vermek, 100 satırlık hazırlanmış alanda mükerrer kayıt aramayı kolaylaştırır.

Ay sonunda Özet Paneli’ndeki toplam aylık brüt kira ile bankaya gelen tahsilatı karşılaştırabilirsiniz. Örneğin 10 taşınmazın toplam brüt kirası 250.000 ₺, tahsil edilen toplam 225.000 ₺ ise tahsilat oranı %90, açık bakiye 25.000 ₺ olarak görünür.

Kira kaydında KDV oranı taşınmazın ve işlemin niteliğine göre seçilmelidir. Şablonun listesinde %0, %1, %10 ve %20 oranları bulunur; Kira Takibi sayfasındaki KDV Tutarı, aylık kira ile seçilen oranı çarpar. Örneğin 28.000 ₺ kira için %10 KDV 2.800 ₺, brüt kira 30.800 ₺ olur; %20 oranlı 35.000 ₺ kira için KDV 7.000 ₺ ve brüt tutar 42.000 ₺ olur.

KDV mükellefi olan işletmelerde hesaplanan ve indirilecek KDV, GİB üzerinden verilen aylık KDV beyannamesinde dikkate alınır. KDV oranları genel olarak %20 standart, %10 ve %1 indirimli oranlar şeklindedir; bu Excel dosyası beyanname hazırlamaz, yalnızca kira ve tahsilat hesabını düzenler.

Faturada bulunması gereken bilgiler

Ticari kiralamalarda düzenlenen faturada satıcı ve alıcı unvanı veya adı, adres, vergi numarası ya da TCKN, fatura sıra numarası, tarih, kira bedeli, KDV oranı ve KDV tutarı ayrı gösterilmelidir. e-Fatura veya e-Arşiv kapsamına giren işletmeler, belgenin düzenlenme biçimini GİB kurallarına göre seçmelidir.

Vergi kayıtlarıyla Excel kaydını ayırmak

Şablondaki Brüt Kira ve tahsilat tutarı, muhasebe defteri veya KDV beyannamesi yerine geçmez. Serbest meslek sahibi ya da şirket, kira faturalarını ve banka hareketlerini kendi muhasebe kayıtlarıyla eşleştirmelidir. Vergi belgeleri genel olarak 5 yıl saklanır; Excel satırında fatura numarası için ayrı sütun bulunmadığından bu bilgi V Açıklama alanına yazılabilir.

Geçici vergi üç aylık dönemlerle, gelir vergisi ise ilgili yıllık beyan süreciyle ilişkilidir. Kira tahsilatını yalnızca ödeme tarihine göre izlemek yerine sözleşme ve fatura belgeleriyle birlikte kontrol etmek daha doğru tercihtir.

Kira takibinde en pahalı hata, ödenen tutarı brüt kira ile karşılaştırmadan yalnızca banka dekontuna bakmaktır. 28.000 ₺ kira ve %10 KDV için borç 30.800 ₺’dir; kiracı 28.000 ₺ gönderirse ödeme tam görünmemeli, 2.800 ₺ açık bakiye kalmalıdır. Şablonun P sütunundaki tutar bu nedenle brüt kira olan M sütunuyla karşılaştırılır.

İkinci sorun, bir sonraki ayın ödemesini önceki aya yazmaktır. Ayşe Demir örneğinde 24.750 ₺ ödeme, Şubat vadesinden önce 03.02.2026 tarihinde yapılmıştır. Ödeme tarihi O sütununa, son ödeme günü N sütununa ayrı yazılmadığında gecikme analizi ve dönem karşılaştırması anlamını kaybeder.

Kısmi ödeme ile gecikmiş ödemeyi karıştırmak

Formül, P sütununda brüt kiradan düşük fakat sıfırdan büyük bir tutar varsa Kısmi durumunu üretir. Ödeme hiç yoksa ve ödeme son günü geçmişse Gecikti sonucu oluşur. Örneğin 42.000 ₺ borca karşılık 20.000 ₺ yatırılmışsa kayıt Kısmi olur; vade geçip hiç ödeme yapılmamışsa Gecikti görünür.

Gecikme bedelini yanlış yorumlamak

Dosyada gecikme bedeli, geciken gün sayısı ile brüt kira ve 0,001 katsayısının çarpımıdır. 30.800 ₺ brüt kira 5 gün gecikirse hesap 30.800 × 5 × 0,001 = 154 ₺ olur; Net Bakiye bu bedeli de dikkate alır. Bu hesap, sözleşmedeki gerçek faiz veya cezai şartın hukuken geçerli olduğu anlamına gelmez.

Bir başka operasyonel hata, hesaplama sütunlarına elle rakam yazmaktır. L, M, Q, R, S, T ve U sütunlarında 100 satıra yayılan formüller bulunur; bu hücreleri silmek bir kaydın değil, sonraki satırların da raporlamasını bozabilir.

Bu şablonu çalışır tutmanın en kolay yolu, ödeme son günlerini kontrol ettiğiniz sabit bir günü belirlemektir. Örneğin her ayın 6’sında N sütunundaki vadesi geçen satırları, ardından banka hareketlerini ve P sütunundaki ödenen tutarları kontrol edin. 10 taşınmazlık bir portföyde her satıra 1 dakika ayırmak, aylık kontrolü yaklaşık 10 dakikada tamamlar.

Ay kapanışında uygulanacak kısa sıra

• Önce Kira Takibi sayfasında yeni dönem satırlarını önceki kayıt bilgileriyle oluşturun.
• Sonra yalnızca değişen kira tutarı, KDV oranı, ödeme son günü ve açıklama alanlarını güncelleyin.
• Banka dekontlarına göre ödeme tarihi ve ödenen tutarı girin; hesaplama sütunlarını değiştirmeyin.
• Özet Paneli’nde açık bakiye ile geciken kayıt sayısını önceki ayla karşılaştırın.

Her ay için ayrı çalışma kitabı oluşturmak yerine aynı dosyada kayıtları alt alta tutmak, bu dosyanın 100 satırlık yapısı içinde daha pratiktir. Özet Paneli’nin il bazlı tabloları ve 2026 dönem satırları, toplam kira ile tahsilatı aynı çalışma alanında izlemek için hazırlanmıştır.

Giriş hatalarını azaltmak

Taşınmaz türü ve KDV oranı alanlarında hazır veri doğrulama listelerini kullanın. Böylece Daire yerine Dairee veya %10 yerine metin girilmesi önlenir. Tarihleri GG.AA.YYYY, tutarları 1.234,56 ₺ biçiminde yazın; indirilen dosyada formüller uluslararası Excel standardıyla üretildiğinden Excel, bilgisayarınızın diline göre TOPLA, EĞER ve ORTALAMA gibi Türkçe adları gösterebilir.

Portföy 100 satırı aşarsa veya kira sözleşmeleri, faturalar, banka mutabakatı ve otomatik bildirimleri aynı yerde yönetmeniz gerekirse Excel yerine ön muhasebe ya da ERP sistemine geçmek daha doğru tercihtir. Bu dosya, özellikle sınırlı sayıda taşınmazın kira ve tahsilat takibi için sade bir kontrol tablosu olarak kullanılmalıdır.