Sevkiyat Takip Excel Şablonu

1. 1. adım — Sevkiyat Takip sayfasında her gönderi için benzersiz bir sevkiyat numarası yazın. Örneğin Temmuz 2026 kayıtlarını SVK-2026-101 biçiminde sıralayabilirsiniz.
2. 2. adım — Sevkiyat tarihini, müşteri kodunu, müşteri adını, şehri ve gönderilen ürünü girin. Müşteri Listesi sayfasındaki kodları kullanmanız, aynı müşterinin adını farklı yazmanızı önler.
3. 3. adım — Miktar ve birim fiyat alanlarını doldurun. Örneğin 20 adet ürünü 850,00 ₺ birim fiyatla gönderiyorsanız toplam tutarı 17.000,00 ₺ olarak kontrol edin.
4. 4. adım — Kargo firmasını seçin ve durum bilgisini Hazırlanıyor, Yolda veya Teslim Edildi olarak güncelleyin. Gönderi kargoya verildiğinde aynı gün Yolda durumuna geçirmeniz yeterlidir.
5. 5. adım — Planlanan teslim tarihini sevkiyat oluşturulduğunda yazın. Ürün teslim edildiğinde gerçekleşen teslim tarihini ekleyin; gecikme sütunlarını bu iki tarih arasındaki farkı kontrol etmek için kullanın.
6. 6. adım — Haftada en az bir kez Kontrol Paneli sayfasını inceleyin. Geciken gönderileri müşteriye bilgi vermeden önce filtreleyip kargo firmasıyla sorgulayın.
7. 7. adım — Ay sonunda tamamlanan sevkiyatları kontrol edin ve dosyanın bir kopyasını arşivleyin. Yeni aya geçerken eski kayıtları silmek yerine çalışma kitabının kopyasını oluşturun.

Bu tablo, ürününü kendi deposundan çıkaran küçük işletmelerde özellikle işe yarar. Dört çalışanı olan bir mobilyacı, gün içinde 8 farklı adrese ürün gönderiyorsa her gönderiyi ayrı kâğıda yazmak yerine Sevkiyat Takip sayfasında tek satır kullanabilir. Örneğin 20 adet ofis sandalyesi, 850,00 ₺ birim fiyatla gönderildiğinde satırın toplamı 17.000,00 ₺ olur.

E-ticaret siparişlerini ayırmak

Ayda 300 sipariş alan bir e-ticaret işletmesinde asıl sorun yalnızca kaç paket çıktığı değildir; hangi paketin Yolda, hangisinin Teslim Edildi ve hangisinin geciktiği bilinmelidir. Sevkiyat numarası, müşteri kodu, şehir, ürün ve miktar sütunları, kargo takip ekranından alınan bilgiyi işletmenin kendi sipariş kaydıyla eşleştirir.

Ofis sorumlusu sabah kargo listesini hazırlarken Durum sütununu kullanır. Öğleden sonra Teslim Edildi kayıtlarına gerçekleşen teslim tarihini ekler; teslim alınmayan paketleri ise Yolda bırakır. Bu yaklaşım, müşteri aradığında faturayı veya sipariş e-postasını aramak yerine gönderi satırına bakmanızı sağlar.

Sezon ve kampanya dönemlerinde kayıt düzeni

Okula dönüş, yıl sonu veya kampanya haftalarında gönderi sayısı kısa sürede yükselir. Bir haftada 75 sevkiyat yapan kırtasiyeci, Müşteri Listesi sayfasındaki kodları kullanarak alıcı adlarını aynı biçimde tutabilir. Görsel 1'deki 15 sütunlu yapı, müşteri ve kargo bilgisini ürün tutarıyla aynı satırda birleştirir.

Müşteri Listesi (görsel 2), tekrar eden alıcı bilgilerini ana sevkiyat listesinden ayırır. Kontrol Paneli (görsel 3) yöneticinin listeyi tek tek açmadan durumu görmesine, Açıklama (görsel 4) ise dosyayı devralan personelin alanları karıştırmamasına yardımcı olur.

Sevkiyat tablosu tek başına fatura veya sevk irsaliyesi yerine geçmez. Malın taşınması sırasında düzenlenen irsaliye ve satış belgesi ayrı mevzuat yükümlülükleridir; Excel dosyası ise operasyon kaydı ve mutabakat yardımcısı olarak kullanılmalıdır. Sevkiyat numarasını fatura veya irsaliye numarasıyla aynı kabul etmeyin.

Fatura ve KDV tutarını sevkiyattan ayırmak

Satış faturasında satıcı ve alıcı unvanı, adres, vergi numarası veya TCKN, sıra numarası, düzenleme tarihi, malın cinsi, miktarı, KDV oranı ve KDV tutarı ayrı gösterilir. Standart KDV oranı %20, indirimli oranlar %10 ve %1'dir. Örneğin 20 adet ürünün KDV hariç toplamı 17.000,00 ₺ ise %20 KDV 3.400,00 ₺, KDV dahil toplam 20.400,00 ₺ olur.

Şablondaki Toplam Tutar sütununda birim fiyatın KDV dahil mi hariç mi olduğunu işletme içinde baştan belirleyin. KDV hariç tutar kullanıyorsanız faturadaki hesaplanan KDV'yi ayrıca muhasebe kaydında takip edin; sevkiyat tablosunda bulunmayan bir vergi sütununu varmış gibi yorumlamayın.

e-Fatura ve taşıma belgeleriyle eşleştirme

e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye uygulamalarındaki zorunluluklar işletmenin faaliyetine, mükellefiyetine ve ilgili ciro koşullarına göre doğar. Bu nedenle Sevkiyat No alanına belge numarasını yazmak yerine, varsa belge numarasını Müşteri Listesi veya ayrı bir muhasebe kaydında eşleştirmek daha güvenlidir.

Belgeleri GİB sisteminden veya özel entegratörden aldıktan sonra Excel satırındaki müşteri, tarih ve tutarla karşılaştırın. Vergi belgeleri için genel saklama süresi 5 yıldır; Excel dosyasını da aylık yedekleyerek belge arşivinin yerine değil, arşivle birlikte kullanın.

Sevkiyat listelerinde en pahalı hata, gecikmiş gönderinin hâlâ normal akışta görünmesidir. Planlanan teslim 09.07.2026, gerçekleşen teslim 11.07.2026 ise iki günlük gecikme vardır. Bu kayıt yalnızca bir tarih farkı değildir; müşteri araması, yeniden kargo sorgusu ve kimi zaman ücretsiz gönderim maliyeti doğurur.

Teslim tarihi boş bırakıldığında

Yolda olan gönderide gerçekleşen teslim tarihi boş kalmalıdır; teslim edilmemiş kayda bugünün tarihini yazmak gecikmeyi olduğundan düşük gösterebilir. Örneğin planlanan tarih 12.07.2026 olan 100 adet yazıcı kartuşu 15.07.2026'da teslim edilirse üç günlük fark müşteri hizmetlerinin önceliklendireceği bir uyarıdır.

Bir gönderinin ürün tutarı 14.500,00 ₺ olsa bile gecikme maliyeti sadece bu tutar değildir. Müşteri sözleşmesinde günlük 250,00 ₺ gecikme bedeli bulunuyorsa 3 gün için 750,00 ₺ doğabilir; sözleşmede böyle bir hüküm yoksa bu rakamı otomatik tazminat kabul etmeyin, yalnızca iç takip hesabı olarak değerlendirin.

Yanlış müşteri ve kargo bilgisinin sonucu

Müşteri adını her satırda elle farklı yazmak, aynı alıcının gönderilerini Kontrol Paneli'nde ayrı gruplara bölebilir. Müşteri Listesi sayfasında M001 kodunu sabit kullanmak, Ofis Sandalyesi A.Ş. ile Ofis Sandalyesi Anonim Şirketi gibi farklı yazımlardan kaynaklanan aramayı önler.

Kargo firması yanlış seçilirse sorgu yanlış taşıyıcıya gider ve bir iş günü kaybedilebilir. 300 aylık gönderide yalnızca %2'sinin yanlış yönlendirilmesi 6 kayıt demektir; her kayıt için 15 dakika harcanırsa 90 dakika, yani bir buçuk saat yalnızca düzeltmeye gider. Bu yüzden durum değişikliğini kargo barkodu doğrulandıktan sonra yapmanız daha doğru tercihtir.

Kargo barkodu doğrulandıktan sonraki bu kontrol, ürünün çıkıştan depoya kadar izlenmesini gerektirdiğinden depo kayıt düzeni de aynı akışta tutulmalıdır.

Şablonun kalıcı olması için veri girişini günün boş bir zamanına bırakmayın. Depodan paket çıkışı yapılan saat, e-posta siparişlerinin kontrolü veya haftalık kargo mutabakatı hangi rutinde yapılıyorsa Sevkiyat Takip kaydını o işin hemen arkasına bağlayın.

Üç kısa kontrolü sabitlemek

• Pazartesi sabahı: Hazırlanıyor durumundaki kayıtları ve planlanan teslim tarihlerini kontrol edin.
• Çarşamba öğleden sonra: Yolda olan gönderileri kargo ekranıyla karşılaştırın.
• Cuma kapanışında: Teslim Edildi kayıtlarına gerçekleşen teslim tarihini yazın ve gecikenleri müşteri sorumlusuna iletin.

Bu üç kontrol 15'er dakika sürerse haftada 45 dakika ayırmanız yeterlidir. Ayda 4 hafta sonunda 3 saatlik sabit çalışma, 300 gönderinin ay sonunda geriye dönük aranmasından daha az zaman alır.

Dosyayı bozulmaya karşı korumak

Yeni ay için eski sayfanın kopyasını alıp kayıtları temizleyin; başlık satırını silerek yeni tablo açmayın. Müşteri kodlarında veri doğrulama kullanmak, durum alanında yalnızca belirlediğiniz seçeneklerin yazılmasını sağlamak için serbest metin girişinden daha iyi tercihtir.

Gecikme Durumu alanına koşullu biçimlendirme ekleyerek geciken satırları kırmızı, zamanında teslim edilenleri yeşil gösterebilirsiniz. Ancak 10.000 satırın üzerinde filtreleme yavaşlıyor, aynı sipariş birden fazla depodan çıkıyor veya stok, fatura ve kargo kayıtlarını birbirine bağlamanız gerekiyorsa Excel yerine ön muhasebe ya da ERP programına geçme zamanı gelmiştir.

Kontrol Paneli'ni haftalık toplantının ilk 5 dakikasında açın. Görsel 3'teki özet ekranı karar vermek için, Sevkiyat Takip sayfası ise tekil kaydı düzeltmek için kullanılmalıdır; iki sayfayı aynı amaçla elle değiştirmeyin.

Bu ayrımın ardından, tekil kayıtları düzenli izlemek için sipariş izleme tablosu yapısını kullanmak, stok, fatura ve kargo kayıtlarını aynı akışta tutmayı kolaylaştırır.