Araç Bakım Takip Excel Şablonu - Ücretsiz

1. Araçlar sayfasını açın ve sarı hücrelere her araç için Araç ID, plaka, marka, model, model yılı, araç türü, sorumlu personel, şehir ve güncel kilometre bilgilerini girin.
2. Son muayene tarihi ile muayene geçerlilik tarihini GG.AA.YYYY biçiminde yazın. Aktif araçlar için Aktif mi? alanında Evet seçeneğini kullanın.
3. Bakım Kayıtları sayfasında Bakım ID, bakım tarihi ve Araç ID bilgilerini girin. Araç ID, Araçlar sayfasındaki listeden seçilmelidir.
4. Bakım türünü listeden seçin; açıklama, servis veya tedarikçi, planlanan tarih ve sonraki bakım kilometresi ile tarihini ekleyin.
5. İşçilik tutarı, parça tutarı ve KDV oranını girin. Örneğin 1.450,00 ₺ işçilik ve 1.180,00 ₺ parça için %20 KDV 526,00 ₺, toplam tutar 3.156,00 ₺ olur.
6. Ödeme Durumu alanında Ödendi, Ödenmedi veya Kısmi Ödendi seçeneğini belirleyin. Plaka, araç türü, şehir, KDV tutarı, toplam tutar ve bakım durumu formüllerle hesaplanır.
7. Özet Panel sayfasını kontrol edin. Dört grafik; bakım türü maliyetlerini, aylık harcamayı, ödeme durumunu ve araç bazında toplam maliyeti gösterir.

Bu dosya, her gün farklı araca iş emri açan KOBİ filoları için hazırlanmıştır. Örneğin dört çalışanı olan bir mobilyacı, ürün teslimatında kullandığı iki kamyoneti ve iki binek aracı Araçlar sayfasında ayrı Araç ID’leriyle izleyebilir. Sorumlu Personel ve Şehir sütunları, aracın kimde ve hangi lokasyonda olduğunu gösterir.

Servis faturası geldiğinde kayıt açmak

Bakım Kayıtları sayfasına her servis işlemi için ayrı satır açın. Yağ değişimi, fren balatası, lastik değişimi, akü ve triger seti gibi bakım türleri listeden seçilir; servis veya tedarikçi ile açıklama ayrıca yazılır. Böylece aynı plaka için yıl içinde yapılan işlemleri filtreleyebilirsiniz.

Ay sonu nakit akışı kontrolünde S ve R sütunları özellikle işe yarar. Örneğin 1.450,00 ₺ işçilik ve 1.180,00 ₺ parça tutarı olan kaydın %20 KDV’si 526,00 ₺, toplamı 3.156,00 ₺’dir. Bu kaydı Ödendi olarak işaretlediğinizde Özet Panel ödeme oranına dahil edilir.

Muayene tarihini beklemeden görmek

Araçlar sayfasındaki Muayene Durumu, geçerlilik tarihi geçmişse Süresi Doldu, bugünden itibaren 30 gün içindeyse 30 Gün İçinde, daha ilerideyse Geçerli sonucunu verir. 06 DEF 456 plakalı aracın geçerlilik tarihi 16.09.2026 olduğundan, 06.09.2026 tarihinde bu kayıt 30 Gün İçinde olarak izlenir.

Bu yaklaşım, özellikle şehirler arası çalışan nakliye firması, saha ekibi bulunan servis işletmesi ve araçlarını düzenli kullanan esnaf için pratiktir. Mevcut dosyada örnek kayıtlar bulunur; yeni satırlarda sarı giriş alanlarını doldurmanız, formül sütunlarına dokunmamanız gerekir.

Bakım faturasında satıcı ve alıcı unvanı veya adı, adres, vergi numarası ya da TCKN, sıra numarası, düzenleme tarihi, KDV oranı ve KDV tutarı ayrı gösterilmelidir. Servis e-Fatura veya e-Arşiv düzenliyorsa, faturadaki vergi bilgilerini ve toplamı Bakım Kayıtları satırındaki belgeyle karşılaştırın.

KDV oranını tutarla birlikte kontrol etmek

Şablondaki KDV listesinde %20, %10 ve %1 seçenekleri vardır. Standart oran %20’dir; ancak işlemin niteliğine göre indirimli %10 veya %1 oranı kullanılabilir. 3.000,00 ₺ KDV hariç işçilik ve parça toplamında %20 seçilirse KDV 600,00 ₺, toplam 3.600,00 ₺ olur.

Dosyadaki formül, KDV’yi işçilik tutarı + parça tutarı toplamıyla çarpar. Bu nedenle 1.450,00 ₺ ve 1.180,00 ₺ girildiğinde hesap 2.630,00 ₺ x %20 = 526,00 ₺ şeklindedir. KDV dahil fatura tutarını doğrudan N veya O sütununa yazmayın; bu, toplamı olduğundan yüksek gösterir.

Belge ve kayıt düzeni

Vergi Usul Kanunu kapsamında fatura ve ilgili belgeler genel olarak 5 yıl saklanır. Bakım faturalarını Bakım ID ile ilişkilendirerek dijital klasörde saklamak, Excel satırındaki servis, tarih ve toplam bilgisiyle belgeyi hızlı eşleştirmenizi sağlar.

KDV beyannamesi aylık verildiği için Özet Panel’deki aylık harcama alanını beyan dönemi öncesinde kontrol edin. Şablon vergi beyannamesi hazırlamaz; yalnızca girilmiş bakım maliyetlerini ve KDV tutarlarını izler. İndirilecek KDV değerlendirmesinde faturanın işletme faaliyetiyle ilgisi ve belgenin usulüne uygunluğu ayrıca kontrol edilmelidir.

Filo işlerinde en pahalı hata, bakımın yapılmaması kadar yapılan işlemin kayda yanlış geçirilmesidir. Araç ID yerine plaka yazmaya çalışmak, Araçlar sayfasındaki kimlikle eşleşmeyen bir değer oluşturur; bu durumda DÜŞEYARA ile gelen plaka, araç türü, kilometre ve şehir alanları boş kalır. Sonuç, yanlış araca maliyet yazılması veya Özet Panel’de eksik toplam görülmesidir.

KDV’nin iki kez eklenmesi

Servis faturası 3.600,00 ₺ KDV dahil olduğu halde bu tutarı hem işçilik hem parça alanlarına dağıtmadan toplam olarak girmek hatalıdır. Örneğin 3.000,00 ₺ matrahın %20 KDV’si 600,00 ₺’dir; N ve O sütunlarına toplam 3.600,00 ₺ yazılırsa formül bir kez daha KDV ekleyerek 4.320,00 ₺ gösterir. Doğru yöntem, faturanın KDV hariç işçilik ve parça tutarlarını girmektir.

Planlanan tarihi boş bırakmak

Bakım Tarihi boş kaldığında T sütunu Bekliyor sonucunu verir; tarih geçmişse kayıt Tamamlandı, ileri tarihliyse Planlandı olarak görünür. Planlanan tarihi hiç girmemek, geciken işlerin U sütununda ölçülmesini engeller. 12 gün gecikmiş bir lastik değişimi, araç başına günlük 250,00 ₺ kiralama maliyeti doğuruyorsa yalnızca bu gecikmenin operasyonel karşılığı 3.000,00 ₺ olabilir.

Ödenmedi seçeneğini işaretlememek de nakit akışını bozar. 10 bakım kaydından 3’ü ödenmemiş ve her biri 4.000,00 ₺ ise 12.000,00 ₺ tutarında borç görünmez; Özet Panel’in ödeme oranı gerçeği yansıtmaz. Bu nedenle ödeme durumu, banka veya kasa kaydıyla aynı gün güncellenmelidir.

Dosyanın sürekli kullanılmasının en kolay yolu, veri girişini zaten yaptığınız bakım faturası ve araç teslim rutinine bağlamaktır. Her servis faturası geldiğinde aynı gün Bakım Kayıtları’nda yeni satır açın; ayın son iş gününde ise Özet Panel’de toplam maliyet, ödenmemiş kayıt ve geciken bakım göstergelerini kontrol edin.

Haftalık kontrolü kısa tutmak

• Pazartesi sabahı Araçlar sayfasında güncel kilometreleri ve Aktif mi? alanını kontrol edin.
• Servis randevusu oluşturulduğunda planlanan tarih, sonraki bakım kilometresi ve sonraki bakım tarihini girin.
• Cuma günü Bakım Durumu ve Gecikme Günü sütunlarını filtreleyerek Bekliyor veya gecikmiş kayıtları ayırın.

Önceki ayın kayıtlarını silmek yerine yeni bakım satırları ekleyin. Bu dosya 100 araç ve 100 bakım kayıt satırı için hazırlanmış 4–103 aralığını kullanır; yıl içinde yeni kayıt açarken formül sütunlarını koruyarak mevcut satırları çoğaltmanız gerekir.

Giriş hatalarını daha başlamadan önlemek

Listeden Araç ID, bakım türü, KDV oranı ve ödeme durumu seçin; serbest metin yazmayın. Tarihleri GG.AA.YYYY biçiminde, tutarları 1.234,56 ₺ biçiminde girin. Dosya İngilizce formüllerle üretilmiş olsa da Excel, bilgisayarınızın diline göre bunları DÜŞEYARA, EĞER, ORTALAMA ve ETOPLA gibi Türkçe adlarla gösterebilir.

Filo sayısı ve bakım kaydı hacmi 100 satırı düzenli olarak aşıyorsa, satır ekleyerek formüllerin ve özet aralıklarının kapsamını kontrol etmeden büyütmeyin. Birden fazla kullanıcının aynı anda servis, ödeme ve araç kilometresi girdiği noktada ön muhasebe veya filo yönetim programı, Excel’e göre daha güvenli tercih olur; Excel’i ise dışa aktarılan raporları kontrol etmek için kullanabilirsiniz.