Proje Bütçesi Excel Şablonu - Ücretsiz

1. 1. adım — Önce Parametreler sayfasını açın. Kategori, gider türü, KDV oranı, şehir, sorumlu kişi, birim ve ödeme durumu listelerini kendi projenize göre kontrol edin.
2. 2. adım — Bütçe Kalemleri sayfasında 4-103 arasındaki boş satırlardan birini seçin. Proje kodu, proje adı, kategori, gider türü, açıklama, sorumlu ve tedarikçi bilgilerini girin.
3. 3. adım — Planlanan başlangıç ve bitiş tarihlerini GG.AA.YYYY biçiminde yazın. Miktarı ve birim fiyatı girin; planlanan KDV hariç tutar, KDV ve KDV dahil toplam otomatik hesaplanır.
4. 4. adım — Fatura veya e-Fatura kaydına göre gerçekleşen tutarı KDV hariç girin. Gerçekleşen KDV ve gerçekleşen toplam formül sütunlarında oluşur.
5. 5. adım — Ödeme Durumu alanından Ödendi, Kısmi Ödendi, Açık veya Beklemede seçin. Sapmanın nedenini Z Notlar sütununa yazın.
6. 6. adım — Özet ve Dashboard sayfasında toplam planlanan bütçeyi, gerçekleşen bütçeyi, sapmayı, gerçekleşme oranını, bütçe aşan kalemleri ve açık ödemeleri inceleyin.
7. 7. adım — Kategori bazlı tabloyu ve aylık gerçekleşen harcama grafiklerini kontrol ederek proje yöneticisine aktarılacak kalemleri belirleyin.

Proje bütçesi, yalnızca büyük şirketlerin finans ekibinin işi değildir. Dört çalışanlı bir mobilya atölyesi yeni üretim hattı kurarken makine, nakliye, danışmanlık ve yazılım giderlerini aynı dosyada izleyebilir; şahıs şirketi sahibi de müşteri projesinde hangi kalemin planı aştığını ay sonu kapanışından önce görebilir.

Dosyanın ana çalışma alanı olan Bütçe Kalemleri sayfasında her satır tek bir maliyet kalemidir. Örneğin 12 aylık yazılım lisansı için 12 Ay ve 4.750,00 ₺ birim fiyat girildiğinde KDV hariç planlanan tutar 57.000,00 ₺ olur. %20 KDV ile planlanan toplam 68.400,00 ₺ olarak hesaplanır.

Şahıs şirketi sahibi proje giderlerini nasıl ayırır

Bir serbest meslek sahibi, aynı müşteriye ait 15 gideri tek satırda toplamak yerine lisans, ulaşım, eğitim ve danışmanlığı ayrı satırlara yazmalıdır. Böylece Özet ve Dashboard sayfasındaki kategori tablosu 15 kalemi ayrı ayrı sayar ve gerçekleşen toplamı planlanan toplamla karşılaştırır.

Görsel 1, giriş yapılan sarı alanlarla otomatik hesaplanan sütunların yan yana düzenini gösterir. Planlanan başlangıç ve bitiş tarihleri, proje süresince hangi maliyetin ne zaman doğacağını izlemek için kullanılır; bu, özellikle Mart ayında başlayan ekipman alımı ile yıl boyunca devam eden aboneliği birbirine karıştırmamanızı sağlar.

KOBİ'nin ön muhasebe sorumlusu neyi kontrol eder

Ayda 300 sipariş alan bir e-ticaret işletmesinde tedarikçi ve şehir alanları, aynı gider türünün farklı kaynaklarını ayırır. Ofis sorumlusu her fatura geldiğinde gerçekleşen tutarı KDV hariç girer, ödeme durumunu günceller ve not alanına fatura numarası ya da bekleyen ödeme bilgisini yazar.

Görsel 2'deki Parametreler sayfası, bu girişleri standartlaştıran listeleri içerir. Beş kategori, gider türleri, şehirler, sorumlular, birimler ve dört ödeme durumu buradan yönetilir; yeni bir seçenek eklemek için ilgili listeyi güncellemeniz gerekir.

Proje bütçesindeki KDV hesabı, fatura kayıtlarıyla aynı mantıkta kurulmalıdır. Türkiye'de genel KDV oranı %20, indirimli oranlar %10 ve %1'dir; ancak bu dosyanın Parametreler sayfasındaki örnek oranları kategori bazında %20 ve %10 olarak hazırlanmıştır. Farklı bir işlem için oranı ilgili kategoride güncelleyin.

Örneğin KDV hariç 200.000,00 ₺ tutarında danışmanlık gideri %20 oranla 40.000,00 ₺ KDV ve 240.000,00 ₺ toplam oluşturur. Bütçe Kalemleri sayfasında S sütununa 200.000,00 ₺ yazmanız yeterlidir; T ve U sütunları gerçekleşen KDV ile KDV dahil toplamı formülle hesaplar.

Faturadaki tutarları hangi alana yazmalısınız

Faturada satıcı ve alıcı unvanı veya adı, adres, vergi numarası ya da TCKN, sıra numarası, düzenleme tarihi, KDV oranı ve KDV tutarı bulunmalıdır. Bu şablon fatura arşivi değildir; fatura bilgilerini belge sisteminizde saklayıp, gerçekleşen KDV hariç tutarı proje maliyetine aktarmanız gerekir.

GİB kuralları kapsamında e-Fatura ve e-Arşiv fatura zorunluluğu belirli sektör ve ciro eşiklerine bağlıdır. Zorunlu kapsamdaysanız elektronik belgenin tarih ve tutarını esas alın; kapsam dışında kalan işletmeler de kayıtlarını beş yıl saklama yükümlülüğünü dikkate almalıdır.

Geçici vergi ve KDV kayıtlarıyla Excel tutarı nasıl eşleştirilir

KDV beyannamesi aylık dönemde hesaplanan KDV ile indirilecek KDV'nin karşılaştırılmasına dayanır. Şablondaki toplamlar beyanname hazırlamaz; proje bazındaki gider kontrolünü destekler. Bu nedenle 100.000,00 ₺ planlanan bir alımın gerçekleşen tutarı 120.000,00 ₺ olduysa 20.000,00 ₺ sapmayı ayrıca inceleyin.

Gelir vergisi stopajı, geçici vergi ve KDV kayıtları birbirinin yerine geçmez. Üç aylık geçici vergi dönemlerinde Özet ve Dashboard değerlerini muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırmak, Excel'deki proje gideri ile resmi defter arasındaki farkı erken yakalamanın en pratik yoludur.

Proje bütçesinde en pahalı hata, gerçekleşen tutarı KDV dahil yazıp formülün üzerine yeniden KDV ekletmektir. KDV hariç 50.000,00 ₺ olan faturayı S sütununa 60.000,00 ₺ girerseniz dosya %20 oranla 12.000,00 ₺ daha hesaplar ve gerçekleşen toplamı 72.000,00 ₺ gösterir; sapma analizi 12.000,00 ₺ fazla görünür.

Yanlış kategori seçimi neden bütçeyi bozar

Ulaşım yerine Malzeme seçilirse Parametreler sayfasından %10 yerine %20 KDV gelebilir. KDV hariç 30.000,00 ₺ giderde fark 3.000,00 ₺ olur. Bu tutar yalnızca vergi hesabını değil, kategori bazlı Dashboard karşılaştırmasını da bozar.

Görsel 3, Özet ve Dashboard sayfasındaki üst göstergeleri, kategori tablosunu ve üç grafiği birlikte gösterir. Planlanan toplam 500.000,00 ₺, gerçekleşen toplam 475.000,00 ₺ ise sapma -25.000,00 ₺ ve gerçekleşme oranı %95 olur; tek başına bu oran, her kalemin uygun olduğu anlamına gelmez.

Ödeme durumu boş bırakılınca ne kaybedilir

Ödeme Durumu seçilmezse açık borçların toplamını ayrıca süzemezsiniz. Örneğin 8 tedarikçi faturasının 3'ü toplam 42.000,00 ₺ tutarında hâlâ açıksa, bunlar kaydedilmediğinde nakit akışı planı olduğundan daha rahat görünür ve maaş ya da KDV ödeme haftasında açık ortaya çıkar.

Bir başka sorun, planlanan başlangıç tarihinin yanlış yazılmasıdır. Aylık gerçekleşen harcama bölümü bu tarihlere göre çalışır; Nisan faturası Ocak tarihiyle kaydedilirse Nisan sütunu eksik, Ocak sütunu fazla görünür. Görsel 4'teki Açıklama sayfası, bu alanların ve 4-103 arasındaki giriş satırlarının nasıl kullanılacağını belirtir.

Bütçe Aşıldı sonucu görünen bir kalemi notsuz bırakmayın. 80.000,00 ₺ planlanan ekipman 92.000,00 ₺ gerçekleştiyse 12.000,00 ₺ sapmanın kur farkı, ek nakliye veya kapsam değişikliği olduğunu yazmak, toplantıda aynı faturayı yeniden aramaktan daha az zaman alır.

Bu dosyanın işe yaraması için veri girişini proje toplantısına bırakmayın. En pratik düzen, her fatura veya ödeme belgesi işlendiği gün S sütununa KDV hariç tutarı girmek; her cuma da Y sütunundaki ödeme durumlarını kontrol etmektir.

Haftalık kontrolü üç kısa adıma bölün

• Birinci kontrol: Yeni giderleri 4-103 arasındaki ilk boş satıra yazın ve kategori ile gider türünü açılır listeden seçin.
• İkinci kontrol: Planlanan toplam ile gerçekleşen toplam arasındaki V ve W sütunlarını inceleyin; %90 eşiğine gelen kalemleri proje sorumlusuna bildirin.
• Üçüncü kontrol: Açık ödeme sayısını ve aylık harcama bölümünü kontrol edin. 6 açık fatura varsa tutarlarını notlardan veya kendi belge arşivinizden doğrulayın.

Önceki ayın kayıtlarını kopyalayıp tutarları silmek yerine yeni proje kalemlerini ayrı satırlara eklemek daha güvenlidir; çünkü mevcut formüller 100 satıra kadar hazırdır. Her ayın verisini aynı satırı ezerek tutmak yerine tarihleri ve açıklamaları korumak, yıl sonu kapanışında hangi giderin hangi döneme ait olduğunu açık bırakır.

Giriş hatalarını azaltmak için Parametreler listelerini proje başlamadan tamamlayın. Kategoriye göre KDV otomatik geldiğinden, oranı her satırda elle yazmak yerine tek kaynaktan yönetmeyi tercih edin; bu dosyada O sütunu D sütunundaki seçime göre çalışır.

Koşullu biçimlendirme ile bütçe aşımı ve yaklaşan kalemler görünür hâle gelir. Ancak 100 satırlık yapı, karmaşık satın alma onayları, çok kullanıcılı erişim, stok hareketi veya cari hesap mutabakatı gerektiren projelerde sınıra dönüşür; ayda 200'den fazla belge işliyorsanız ön muhasebe ya da ERP sistemine geçmek, aynı veriyi tekrar tekrar girmekten daha doğru tercihtir.