İrsaliye Excel Şablonu - Ücretsiz

1. Talimatlar sayfasını okuyup dosyanın dört bölümünü inceleyin. İrsaliyenin fatura yerine geçmediği uyarısını özellikle dikkate alın.
2. Ürünler sayfasında A2:G101 aralığındaki ürün kartlarını düzenleyin. Stok kodu, ürün adı, birim, kategori, KDV oranı, varsayılan fiyat ve aktiflik bilgisini girin.
3. İrsaliye sayfasında sarı giriş alanlarına firma unvanı, vergi dairesi, vergi numarası, adres, irsaliye numarası, tarih, sevk bilgileri ve taşıyıcı bilgilerini yazın.
4. 15-114 arasındaki ürün satırlarında B sütunundan stok kodu seçin. Ürün adı, birim ve KDV oranı Ürünler sayfasından otomatik gelir.
5. F sütununa miktarı, G sütununa birim fiyatı girin. Satır mal bedeli ve KDV tutarı hesaplanan alanlarda oluşur; miktar ve fiyat sıfırdan küçük olamaz.
6. L sütununda teslim durumunu seçin. Teslim Edildi, Bekliyor, Kısmi Teslim veya İptal seçeneklerinden uygun olanı kullanın.
7. Özet sayfasını kontrol edin. Toplam sevk miktarı, mal bedeli, ortalama satır tutarı, tamamlanan teslimatlar ve iki grafik üzerinden kayıtları gözden geçirin.

Bu dosya, sevk edilen malın fatura kesilmeden önce kayıt altına alınması gereken küçük ve orta ölçekli işletmeler için uygundur. Bir esnaf, şahıs şirketi sahibi, KOBİ’nin ön muhasebe sorumlusu veya imalathanenin ofis çalışanı, sevkiyat aracına yüklenen ürünleri İrsaliye sayfasındaki satırlara işleyebilir.

Örneğin 4 çalışanı olan bir mobilyacı aynı gün İstanbul’daki 3 müşteriye sandalye ve masa gönderiyorsa her sevk için irsaliye numarası, tarih, alıcı ve taşıyıcı bilgilerini ayrı doldurur. Ürünler sayfasında masa için 31.500,00 ₺, sandalye için 6.850,00 ₺ varsayılan fiyat bulunuyorsa kullanıcı yalnızca miktarı ve gerekiyorsa güncel fiyatı girer.

Sevk öncesinde doldurulacak alanlar

Sevkten önce firma unvanı, adres, vergi dairesi, vergi numarası, irsaliye numarası, irsaliye tarihi, sevk tarihi, araç plakası ve şoför adı kontrol edilmelidir. Alıcı veya şehir bilgisinin ayrıca tutulması, gün içinde birden fazla teslimatı olan işletmede hangi belgenin hangi araca ait olduğunu ayırır.

Ay sonunda 300 sipariş gönderen bir e-ticaret işletmesi için ürün kodlarını her seferinde uzun ürün adlarıyla yazmak yerine Ürünler listesinden seçmek daha güvenlidir. Dosya tek İrsaliye sayfasında 100 ürün satırına hazırlanmıştır; ayrı sevk belgeleri için aynı çalışma kitabının kopyasını almak, belgelerin birbirine karışmasını önleyen daha doğru tercihtir.

Ürün kartı ile sevk kaydını ayırmak

Ürünler sayfası katalog gibi, İrsaliye sayfası ise o sevkiyata ait hareket gibi kullanılmalıdır. Bir ürünün varsayılan fiyatı değiştiğinde ürün kartını güncelleyebilirsiniz; geçmiş belgenin ticari doğruluğu için irsaliye satırındaki gerçek sevk fiyatını ayrıca kontrol edin.

İrsaliye, malın sevk edildiğini gösteren bir belgedir; fatura yerine geçmez. Talimatlar sayfası da bu ayrımı açıkça belirtir. Bu nedenle irsaliye kaydını ilgili e-Fatura veya e-Arşiv belgesiyle eşleştirmek gerekir.

Malın genel KDV oranı %20, indirimli oranlar %10 ve %1 olarak uygulanır. Ürünler sayfasında KDV oranı 0%, 1%, 10% veya 20% seçeneklerinden biri olarak tutulur; örneğin KDV hariç 2.000,00 ₺ tutarında 10 adet ürün sevk edilirse mal bedeli 20.000,00 ₺, %20 KDV ise 4.000,00 ₺ olur.

Belgede bulunması gereken bilgiler

Faturada satıcı ve alıcı unvanı, adres, vergi numarası veya TCKN, sıra numarası, düzenleme tarihi, KDV oranı ve KDV tutarı ayrı gösterilmelidir. İrsaliye üzerinde de firma, alıcı, tarih, numara, sevk, taşıyıcı ve ürün bilgilerini eksiksiz tutmak; fatura ile mutabakatı kolaylaştırır.

GİB kurallarına göre e-Fatura ve e-Arşiv kapsamı belirli ciro ve faaliyet eşiklerine bağlıdır. Kapsama giren işletme, kâğıt belge yerine uygun elektronik belgeyi kullanmalıdır; ancak bu Excel dosyası elektronik fatura düzenleme sistemi değildir.

KDV kaydını belgeyle karşılaştırmak

Aylık KDV beyannamesi hazırlanırken irsaliyedeki sevk tutarı doğrudan hesaplanan KDV kabul edilmemelidir. Fatura tarihi, fatura türü, tevkifat ve teslimin vergiyi doğuran olay bakımından durumu ayrıca kontrol edilir; Excel’deki %20 hesabı yalnızca kayıt ve kontrol desteğidir.

Vergi belgeleri ve ilgili kayıtlar genel olarak 5 yıl saklanır. Dosya arşivlenirken irsaliye numarasını elektronik belge numarasıyla aynı klasör veya kayıt mantığında eşleştirmek, denetim sırasında sevk-fatura zincirini bulmayı kolaylaştırır.

Sevkiyat sırasında en pahalı hata, araçtaki mal ile belgede yazan malın birbirini tutmamasıdır. Örneğin 12 koli temizlik ürünü yerine 10 koli yazılırsa teslim alan tarafın imzası, stok çıkışı ve fatura miktarı arasında 2 koli fark oluşur; düzeltme için telefon, iade ve yeniden belge işlemleri gerekir.

İrsaliye sayfasında B sütununa ürün kodu yazılıp Ürünler sayfasında bulunmayan bir kod kullanılırsa ürün adı veya birim boş kalabilir. Bu durum 100 satırlık listede fark edilmeyebilir; sevk aracına yüklemeden önce boş ürün adı ve birimsiz satırları filtrelemek, sonradan 1-2 saatlik aramayı önler.

Fiyat ve KDV ayrımının bozulduğu yer

F sütununa miktar, G sütununa birim fiyat girilir. 5 adet toner için G sütununa 2.350,00 ₺ yerine toplam 11.750,00 ₺ yazılırsa J sütunundaki satır tutarı 58.750,00 ₺ hesaplanır; bu, gerçek mal bedelinin 5 katıdır.

KDV oranının ürün kartında %20 kalması da sık rastlanan bir kontrol problemidir. %10 oranlı 3.200,00 ₺ temizlik malzemesinde 640,00 ₺ yerine 320,00 ₺ KDV hesaplanması, fatura kontrolünde 320,00 ₺ fark çıkarır. Ürünler sayfasındaki oranı, ürünün gerçek vergi sınıfıyla karşılaştırmadan toplu giriş yapmayın.

Teslim durumunun güncellenmemesi

L sütununda Bekliyor bırakılan bir belge teslim edilmiş olsa bile Özet sayfasındaki tamamlanma oranı düşük görünür. 20 sevkiyatın 18’i teslim edildiği halde 4 kayıt güncellenmezse oran %90 yerine %70 görünür; yönetici yanlış performans bilgisiyle müşteriyi veya taşıyıcıyı arar.

İptal edilen sevkiyatın silinmesi yerine İptal olarak işaretlenmesi daha doğrudur. Böylece belge geçmişi korunur, ancak mal bedeli ve teslim raporları yorumlanırken iptal kayıtlarının ayrıca ayrılması gerekir.

Dosyanın sürdürülebilir olması için İrsaliye sayfasını sevk aracının çıkış kontrolüne bağlayın. Her gün 09.00’da araç yüklenmeden önce numara, tarih, alıcı, ürün kodu ve miktarı kontrol edin; 10 satırlık bir sevk 3 dakikada gözden geçirilebilir.

Giriş ve kontrol için sabit sıra

• Önce Ürünler sayfasına yeni ürün kartını ekleyin; aynı stok kodunu ikinci kez açmayın.
• Sonra İrsaliye sayfasında belge bilgilerini ve ürün miktarlarını girin.
• Sevk sonrası L sütununda teslim durumunu aynı gün güncelleyin.
• Haftanın son iş gününde Özet sayfasındaki toplamları teslim fişleriyle karşılaştırın.

Önceki sevke ait dosyanın tamamını kopyalamak yerine, ürün kartlarını koruyup İrsaliye alanlarını temizlemek daha kontrollü bir yöntemdir. Ancak her belge için ayrı dosya saklamak, 100 satırlık tek sayfada farklı müşterilerin kayıtlarını karıştırmaktan daha güvenlidir.

Özet sayfasındaki ürün bazlı toplam sevk miktarı, haftalık depo sayımına bağlanabilir. Örneğin bir ürün için 40 adet sevk görünürken depo çıkış fişleri 38 adet gösteriyorsa farkı aynı gün araştırın; bir sonraki aya bırakmak yerine belge numarasını bulun.

Excel ne zaman yetersiz kalır

Haftada 50’den fazla sevk, birden çok kullanıcının aynı anda giriş yapması, seri-lot takibi, gerçek stok bakiyesi veya otomatik e-belge entegrasyonu gerekiyorsa bu dosya yerine ön muhasebe ya da ERP yazılımına geçiş düşünülmelidir. Excel şablonu tek kullanıcı ve kontrollü belge akışı için pratiktir; eş zamanlı düzenleme ve entegrasyon ihtiyacını çözmez.