Potansiyel Müşteri Excel Şablonu - Ücretsiz

1. Potansiyel Müşteriler sayfasını açın ve her fırsata benzersiz bir Müşteri ID verin. Örnek biçim PM-2026-001 şeklindedir.
2. Kayıt Tarihi, Firma Adı, Yetkili Adı, Şehir, Telefon ve E-posta alanlarını doldurun.
3. Sektör, Kaynak ve Ürün/Hizmet İlgisi bilgilerini girin. Kaynak sütununda Web Sitesi, Referans, Fuar, Sosyal Medya, Telefon veya E-posta seçeneklerinden birini seçin.
4. Tahmini Satış Tutarı'nı 1.234,56 ₺ biçiminde yazın ve tutarın KDV dahil mi, KDV hariç mi olduğunu Notlar alanında belirtin.
5. Aşama ve Durum alanlarında açılır listeden seçim yapın. Olasılık, Ağırlıklı Tahmini Değer ve Öncelik sütunlarına elle müdahale etmeyin.
6. Son Görüşme Tarihi ile Sonraki Takip Tarihi'ni güncelleyin; takip gerektiren açık fırsatları Öncelik sütunundan kontrol edin.
7. Özet sayfasında KPI değerlerini, aşama-şehir-sorumlu tablolarını ve üç grafiği inceleyin. Yeni ayda kayıtları aynı yapıda devam ettirin.

Bu dosya, satış fırsatlarını e-posta kutusu, WhatsApp konuşması ve dağınık notlar arasında kaybetmek istemeyen küçük işletmeler için hazırlanmıştır. Şahıs şirketi sahibi, 4 kişilik bir yazılım satış ekibi veya imalathanenin ofis sorumlusu aynı kayıt düzeninden yararlanabilir.

Fırsatın ilk temasından teklife kadar

Potansiyel Müşteriler sayfasında her kayıt için firma adı, yetkili, şehir, telefon, e-posta, sektör ve kaynak alanları bulunur. Örneğin İstanbul'daki bir yazılım firması Web Sitesi kaynağından geldiyse, Ürün/Hizmet İlgisi alanına CRM ve satış otomasyonu yazabilir; 185.000 ₺ tahmini tutarı ve Sonraki Takip Tarihi'ni ayrıca girersiniz.

Görsel 1, ilk sayfanın 20 sütunlu kayıt düzenini gösterir. Aşama alanında Yeni Kayıt, İlk Görüşme, Teklif Gönderildi, Müzakere veya Kazanıldı seçilir; Durum alanında Açık, Kazanıldı ya da Kaybedildi kullanılır. Böylece satış sorumlusu, ay sonu toplantısında 100 satıra kadar fırsatı filtreleyebilir.

Yönetici için tek bakışta görünüm

Özet sayfası, 2026 yılında satış takibini Excel üzerinde yapan KOBİ için ayrı bir kontrol noktasıdır. Örneğin üç kayıt 185.000 ₺, 320.000 ₺ ve 78.000 ₺ ise toplam tahmini satış 583.000 ₺ olur; aşama olasılıkları uygulandığında ağırlıklı değer bundan daha düşük çıkar.

Bu yaklaşım, yalnızca en yüksek faturaya bakmak yerine kapanma ihtimaliyle düzeltilmiş bir tahmin sunar. Görsel 2'de aşama, şehir ve durum grafiklerinin aynı sayfada nasıl toplandığı görülür.

Şablondaki Tahmini Satış Tutarı bir satış fırsatı tahminidir; KDV beyannamesi, fatura veya resmi muhasebe kaydı değildir. Talimatlar sayfası tutarın KDV dahil ya da KDV hariç girilebileceğini, seçimin Notlar alanında belirtilmesi gerektiğini açıkça söyler.

KDV hariç ve dahil tutar farkı

Örneğin 100.000 ₺ KDV hariç teklif için standart KDV %20 uygulanacaksa fatura toplamı 120.000 ₺ olur. Tersine, 120.000 ₺ KDV dahil tutarın KDV hariç karşılığı 100.000 ₺, içindeki KDV ise 20.000 ₺'dir. Bu nedenle aynı sütunda biri dahil, diğeri hariç tutar kullanmak satış tahminini bozar.

Türkiye'de standart oran %20, indirimli oranlar %10 ve %1'dir; ancak bu çalışma kitabı oran seçimi veya KDV hesabı yapmaz. KDV oranını, tevkifat durumunu ve teklif kapsamını Notlar alanına yazmanız; resmi fatura düzeninde satıcı-alıcı bilgileri, vergi numarası veya TCKN, fatura numarası, tarih ve KDV tutarını ayrı göstermeniz gerekir.

Olasılık hesabının mantığı

Özet sayfasındaki J3:K7 alanı aşama olasılıklarını tutar: Yeni Kayıt %10, İlk Görüşme %25, Teklif Gönderildi %50, Müzakere %75, Kazanıldı %100. 320.000 ₺ tutarlı Teklif Gönderildi kaydı için ağırlıklı değer 320.000 × %50 = 160.000 ₺ olur.

Bu, vergi hesabı değil satış planlama hesabıdır. Gelir vergisi, stopaj, geçici vergi veya tahakkuk takibi için bu dosyayı muhasebe defteri yerine kullanmayın; şablonun amacı müşteri fırsatlarını ve tahmini geliri izlemektir.

Potansiyel müşteri listelerinde en pahalı hata, fırsatın kaydedilip bir daha açılmamasıdır. 320.000 ₺ tutarlı bir teklifin Sonraki Takip Tarihi geçerse, satış ekibi yalnızca bir hatırlatmayı değil, olası 160.000 ₺ ağırlıklı değeri de geciktirmiş olur.

Geçmiş takip tarihi ne anlatır

Talimatlar sayfasına göre takip tarihi geçmiş ve Durum alanı Açık olan kayıtlar kırmızı vurgulanır. Örneğin 04.09.2026 tarihinde takip edilmesi gereken 78.000 ₺'lik bir fırsat 10 gün beklerse, müşteri başka bir tedarikçiden teklif alabilir; bu nedenle kayıt ekranında P sütununu her görüşmeden sonra güncelleyin.

Öncelik formülü, tahmini tutar 100.000 ₺ veya üzerindeyse ve sonraki takip tarihi bugün ya da 7 gün içindeyse Yüksek; tutar 50.000 ₺ veya üzerindeyse Orta; diğerlerinde Düşük sonucunu üretir. Bu kurgu satış önceliğidir, kârlılık veya tahsilat riski ölçümü değildir.

Yanlış tutar ve yanlış aşama maliyeti

185.000 ₺ yerine 18.500 ₺ yazmak, rapordaki toplamı 166.500 ₺ eksik gösterir. Benzer şekilde Müzakere yerine İlk Görüşme seçilirse 185.000 ₺ fırsatın ağırlıklı değeri %75 yerine %25 ile hesaplanır; fark 92.500 ₺'dir.

Bir başka pratik sorun, KDV dahil 120.000 ₺ ile KDV hariç 120.000 ₺ tutarı aynı kabul etmektir. Dosya bu ayrımı otomatik çözmediği için Notlar alanına KDV bilgisini yazmamak, ay sonu satış toplantısında yanlış karşılaştırmaya ve teklif revizyonlarına yol açar.

Bu dosyanın işe yaraması, yeni kayıtları girmekten çok takip tarihlerini güncel tutmanıza bağlıdır. En pratik düzen, her cuma 30 dakikayı Potansiyel Müşteriler sayfasına ayırmak ve önce Açık durumdaki, Sonraki Takip Tarihi geçmiş kayıtları incelemektir.

Her hafta uygulanacak kısa kontrol

• Yeni telefon, e-posta veya fuar temasını aynı gün yeni satıra ekleyin.
• Görüşme bitince O sütununa son görüşme tarihini, P sütununa bir sonraki tarihi yazın.
• Aşama değişince yalnızca açılır listeden seçim yapın; M, N ve R sütunlarındaki formülleri silmeyin.
• Özet sayfasında toplam tahmini satış ile ağırlıklı tahmini değeri karşılaştırın.

Örneğin haftada 10 yeni fırsat giren bir ekip, 4 haftada 40 satır ekler. Her cuma 30 dakikalık kontrol yapılırsa, 320.000 ₺'lik teklifin takip tarihi sessizce geçmek yerine aynı hafta görünür hale gelir.

Dosyayı bozmadan büyütme

Talimatlar sayfası sarı hücrelere veri girilmesini, açık mavi ve beyaz hücrelerin ise formül sonucu üretmesini belirtir. Bu nedenle yeni satır eklerken formülleri kopyalayın; sütun adlarını veya Özet sayfasındaki J3:K7 olasılık tablosunu gelişigüzel değiştirmeyin.

100 kayıt satırı dolduğunda veya aynı müşterinin çok sayıda temasını ayrı ayrı izlemek gerektiğinde, bu dosya yerine CRM ya da ön muhasebe bağlantılı bir sistem düşünmeniz gerekir. Buna karşılık 20-80 aktif fırsatı olan küçük ekiplerde haftalık filtreleme, Özet grafikleri ve sabit takip günü yeterli bir çalışma düzeni sağlar.