Fiyat teklifi Excel Şablonu

1. 1. adım — Teklif sayfasını açın ve örnek firma adı, adresi, müşteri adı ile yetkili e-posta bilgilerini kendi kaydınızla değiştirin. Alıcı şirketin unvanını ve iletişim bilgisini teklif üzerindeki resmi kayıtla aynı yazın.
2. 2. adım — Teklif No alanına kendi numara düzeninizi girin. Örneğin 2026 yılındaki ilk teklifiniz için TKF-2026-0001, 451’inci teklifiniz için TKF-2026-0451 kullanabilirsiniz.
3. 3. adım — Teklif Tarihi alanına belgenin düzenlendiği tarihi, Geçerlilik Tarihi alanına fiyatı koruyacağınız son günü GG.AA.YYYY biçiminde yazın. 17.07.2026 tarihli ve 30 gün geçerli bir teklif için son tarihi 16.08.2026 olarak kontrol edin.
4. 4. adım — Hazırlayan alanına teklifi düzenleyen kişinin adını yazın. Müşterinin karar verici kişisi farklıysa müşteri ve yetkili bilgilerinin birbirine karışmadığını kontrol edin.
5. 5. adım — Özet sayfasındaki teklif kalemlerini, ürün veya hizmet adlarını, miktarları ve birim fiyatları dosyada görünen alanlara girin. Her satırda miktar ile birim fiyatın aynı ölçü birimine ait olmasına dikkat edin.
6. 6. adım — Açıklama sayfasına teslimat, ödeme, kurulum, garanti veya fiyatın geçerlilik koşullarını yazın. KDV hariç ya da KDV dahil tutarı açıkça belirtin ve toplamı müşteriyle paylaşmadan önce kontrol edin.
7. 7. adım — Üç sayfayı baştan sona gözden geçirip dosyayı PDF olarak yazdırma önizlemesinde kontrol edin. E-posta adresi, teklif numarası, tarih ve KDV tutarının sayfa sonlarında kesilmediğinden emin olun.

Fiyat teklifi hazırlamak, yalnızca satış departmanının işi değildir. İstanbul’da proje bazlı çalışan bir elektrik ustası, dört çalışanlı bir mobilyacı, yazılım kurulumu yapan bir şahıs şirketi veya toptan satış yapan küçük bir işletme her müşteri görüşmesinden sonra fiyatı yazılı hâle getirmek zorunda kalır. E-posta içinde dağınık duran rakamlar, müşteri ikinci kez sorduğunda güvenilir bir teklif kaydına dönüşmez.

Teklif numarasını satış sürecine bağlayın

Teklif sayfasındaki Teklif No alanı bu nedenle yalnızca görsel bir alan değildir. 2026 içinde ayda 20 teklif hazırlayan bir işletme yıl sonunda yaklaşık 240 kayıt üretir; TKF-2026-0001 gibi sıralı numara kullanmak, müşterinin hangi belgeyi onayladığını bulmayı kolaylaştırır. Aynı müşteriye üç farklı kapsam gönderiyorsanız numarayı değiştirin; eski dosyanın üzerine yazmak yerine yeni bir kopya oluşturun.

Görsel 1, Teklif sayfasının üst bölümündeki firma ve müşteri bilgi bloğunu gösterir. Sol tarafta Firma Adı, Adres, Müşteri ve Yetkili E-posta; sağ tarafta Teklif No, Teklif Tarihi, Geçerlilik Tarihi ve Hazırlayan alanları bulunur. Bu yerleşim, alıcının önce kimden teklif aldığını ve teklifin hangi tarihe kadar geçerli olduğunu görmesini sağlar.

30 günlük fiyat korumasını açık yazın

17.07.2026 tarihinde düzenlenen bir teklif 30 gün geçerliyse son tarih 16.08.2026 olur. Çelik, akaryakıt veya dövizle alınan ürünlerde 30 gün yerine 7 veya 15 günlük geçerlilik seçmek daha güvenlidir; sabit fiyat sözü verirken tedarikçi teklifinizin de aynı süreyi taşıması gerekir.

Serbest meslek sahibi, e-ticaret işletmesi ve imalathane ofis sorumlusu için en pratik yöntem, her teklif için dosyanın bir kopyasını almak ve Teklif sayfasındaki müşteri bilgilerini değiştirmektir. Özet ve Açıklama sayfalarını da aynı dosyada bırakmak, müşteriye gönderilen belgenin hangi kapsamla hazırlandığını korur.

Fiyat teklifi fatura değildir; ancak teklif üzerindeki vergi yaklaşımı, satış sonrasında düzenlenecek belgeyi doğrudan etkiler. Türkiye’de genel KDV oranı %20, indirimli oranlar %10 ve %1’dir. Örneğin KDV hariç 50.000,00 ₺ hizmet bedelinde %20 KDV 10.000,00 ₺, müşterinin ödeyeceği toplam 60.000,00 ₺ olur.

KDV dahil ve hariç tutarı karıştırmayın

Teklifte 60.000,00 ₺ yazıp bunun KDV dahil olduğunu belirtmezseniz müşteri bu tutarı KDV hariç sanabilir. KDV dahil 60.000,00 ₺ tutarın %20 oranla KDV hariç karşılığı 50.000,00 ₺, içindeki KDV ise 10.000,00 ₺’dir. Bu nedenle Özet sayfasındaki toplamın yanında KDV oranını ve KDV tutarını Açıklama sayfasında açıkça belirtin.

Aylık KDV beyannamesi hazırlanırken satış teklifleri değil, düzenlenen faturalar ve teslim kayıtları esas alınır. 100 adet ürünün birim fiyatı KDV hariç 2.000,00 ₺ ise satış toplamı 200.000,00 ₺, %20 hesaplanan KDV 40.000,00 ₺ olur; fakat teklifin faturaya dönüşüp dönüşmediği ayrıca takip edilmelidir.

Tekliften faturaya geçerken zorunlu alanları kontrol edin

Faturada satıcı ve alıcı unvanı, adres, vergi numarası veya TCKN, sıra numarası, düzenleme tarihi, KDV oranı ve KDV tutarı ayrı gösterilmelidir. e-Fatura veya e-Arşiv kullanma zorunluluğu, işletmenin niteliğine ve GİB tarafından belirlenen ciro veya faaliyet eşiklerine göre doğar; teklif şablonu bu belgelerin yerine geçmez.

Özellikle tevkifatlı KDV içeren inşaat, danışmanlık veya belirli hizmet satışlarında yalnızca toplam fiyatı yazmak yeterli değildir. Teklifte KDV’nin tevkifatlı olup olmadığını, oranı ve müşterinin ödeyeceği tutarı ayrı satırlarda belirtmek; sonradan fatura ile teklif arasındaki farkı azaltır.

Teklifteki en pahalı hata, düşük fiyat yazmak değildir; hangi kapsamın fiyatın içinde olduğunu belirtmemektir. Dört çalışanlı bir mobilyacı montajı, nakliyeyi ve KDV’yi aynı toplamda açıklamazsa 40.000,00 ₺’lik işte 5.000,00 ₺ nakliye ve 3.000,00 ₺ montaj maliyeti sonradan işletmenin üzerinde kalabilir.

Eski dosyanın üzerine yazmayın

Örnek dosyada TKF-2026-0451 numarası, 17.07.2026 teklif tarihi ve 17.08.2026 geçerlilik tarihi bulunuyor. Bu dosyayı yeni müşteri için doğrudan değiştirirseniz önceki teklifin hangi şartlarla verildiği kaybolur. 12 ay boyunca ayda 15 teklif düzenleyen işletmede 180 ayrı kayıt oluşur; her dosyayı teklif numarasıyla saklamak, müşteri anlaşmazlığında saatlerce arama yapmanızı engeller.

Bir diğer sorun, Müşteri alanına yalnızca kişi adı yazılmasıdır. Tüzel müşteride şirket unvanı, adres ve vergi numarası tekliften faturaya aktarılacak şekilde tutulmalıdır. Mehmet Yılmaz - Yılmaz Gıda San. Tic. Ltd. Şti. ifadesi satış görüşmesi için açıklayıcı olabilir; ancak fatura aşamasında resmi unvan ve vergi bilgileri ayrıca doğrulanmalıdır.

Geçerlilik tarihini maliyetle eşleştirin

30 gün geçerli bir teklif verdiğinizde tedarikçinizin fiyatı 10 gün sonra değişirse aradaki fark doğrudan kâr marjınızı azaltır. 100.000,00 ₺ KDV hariç satışta %8 maliyet artışı 8.000,00 ₺ fark yaratır. Döviz veya emtia maliyeti taşıyan işlerde 7 günlük geçerlilik ve fiyatın hangi kurla hesaplandığına dair Açıklama notu, belirsiz bir genel ifadeden daha doğru bir tercihtir.

Son olarak KDV dahil toplam ile KDV hariç birim fiyatı aynı sütunda göstermek müşteriyi yanıltır. 50.000,00 ₺ hizmet, 10.000,00 ₺ KDV ve 60.000,00 ₺ genel toplam üç ayrı satırda yer almalı; teklif gönderilmeden önce rakamların Özet sayfası ile Açıklama sayfasında çelişmediği kontrol edilmelidir.

KDV dahil toplamı, KDV hariç birim fiyatı ve açıklama notlarını aynı düzende topladıktan sonra fiyat listesi üzerinden satır bazında kontrol yapmak, tekliften önce çelişkiyi yakalar.

Şablonun düzenli kullanılmasını sağlayan en kolay yöntem, onu teklif hazırlama anına bağlamaktır. Müşteriden e-posta veya WhatsApp üzerinden fiyat talebi geldiğinde önce dosyanın kopyasını alın, ardından Teklif No, tarih ve müşteri bilgilerini doldurun. Böylece satış görüşmesi bittikten sonra hafızadan belge hazırlamazsınız.

Her teklif için aynı kısa kontrol sırasını kullanın

• Dosyayı 2026 klasöründe müşteri adı ve teklif numarasıyla kaydedin.
• Teklif sayfasında firma, müşteri, e-posta ve hazırlayan alanlarını kontrol edin.
• Özet sayfasında miktar, birim fiyat, KDV oranı ve genel toplamı karşılaştırın.
• Açıklama sayfasında teslim, ödeme, garanti ve geçerlilik koşullarını yazın.
• PDF önizlemesinde ilk sayfadaki başlığın ve toplam tutarın kesilmediğini kontrol edin.

Örneğin her salı 16.00’da açık teklifleri gözden geçirirseniz, 10 tekliften 3’ünün geçerlilik tarihi yaklaşmış olabilir. Bu kayıtlar için yeni fiyat mı verileceğini, müşteri onayının mı beklendiğini veya teklifin kapatılacağını aynı gün işaretleyin. Teklif tarihi ile geçerlilik tarihini ayrı tutmak bu haftalık kontrolde özellikle işe yarar.

Excel sınırına ne zaman geldiniz

Ayda 10-20 teklif hazırlayan tek kişi veya küçük ekip için bu dosya yeterli bir takip aracı olabilir. Ancak aynı anda 5 kullanıcının çalıştığı, ayda 300 teklif gönderilen ve onaylanan siparişlerin stok ile cari hesaba aktarılması gereken işletmede Excel dosyası yerine ön muhasebe veya ERP sistemi daha doğru tercihtir.

Dosyayı büyütmeden önce her ay ayrı klasör, her müşteri için sabit adlandırma ve salt okunur PDF arşivi kullanın. 2026 boyunca 240 teklif biriktiğinde yalnızca Excel dosyasına güvenmek yerine teklif numarası, müşteri, durum ve toplamı ayrı bir kayıt listesinde tutmak aramayı hızlandırır.

2026 boyunca 240 teklif biriktiğinde yalnızca Excel dosyasına güvenmek yerine teklif numarası, müşteri, durum ve toplamı ayrı bir kayıt listesinde tutmak aramayı hızlandırır; ayrıca müşteri iletişimini tek yerde toplamak için müşteri takibi kaydı da aynı akışa eklenebilir.